Inschrijfmodule registratie workshops



Inschrijfmodule

Het inschrijven van deelnemers voor een evenement (beurs, congres, opleiding, cursus, workshops, symposium, etc.) kunnen wij voor u automatiseren door:

• Deelnemers aan te laten melden via een formulier op een website;

• Automatisch 1 tot 3 emails te sturen, met bijv. een bevestiging, factuur, routebeschrijving, etc. (eventueel als PDF);

• Automatisch de inschrijving voor een bepaalde workshop sluiten bij een bepaald aantal maximum inschrijvingen voor een bepaalde workshop;
  Dit maximum aantal kan per workshop/training/sessie verschillen;

• Automatisch de inschrijving voor een bepaald evenement sluiten bij een bepaald aantal maximum inschrijvingen voor dat evenement;

• Automatisch de mogelijkheid te bieden om op een wachtlijst te komen voor de workshop(s) die vol zijn (of voor het evenement zelf als het maximum voor het evenement bereikt is);

• Bij annulering van een inschrijving automatisch iemand van de wachtlijst doorplaatsen en hem automatisch een email sturen;

• De berekende prijs afhankelijk te laten zijn van een aantal variabelen (met/zonder lunch, met/zonder overnachting, voor/na een datum, etc.);

• Continu inzage te hebben in de deelnemerslijst via email of beheerpagina, inclusief een Exceldocument met alle aanmeldgegevens;

• Inschrijvingen direct laten betalen via o.a. iDeal via een Mollie account;

• Vinkjes zetten bij deelnemers/factuurnummers die betaald hebben; deze betaalstatus wordt ook geëxporteerd naar het Exceldocument;

• Bij annuleren (mogelijk door de deelnemer zelf) automatisch de eerst wachtende een bevestigingsmail te sturen;

Op deze manier kunt u tijd besparen en meer aandacht geven aan het organiseren van het evenement zelf.

inschrijfformulier-meerdere-sessies-per-dag   inschrijfformulier-prijsberekening-arrangementen   inschrijven via landkaart van google maps

Details:
  • We maken een online inschrijfformulier waarop deelnemers de door u gewenste informatie invullen
  • Het formulier krijgt het uiterlijk van uw website
  • U kunt vanuit uw website linken naar dit formulier, maar het formulier kan eventueel ook geïntegreerd worden in uw website.
  • Direct na aanmelding of op een bepaalde datum ontvangen de deelnemers via email een bevestiging (met uw eigen tekst).
  • Direct na aanmelding of op een bepaalde datum ontvangen de deelnemers via email een PDF-factuur (als bijlage; met uw eigen tekst).
    Eventueel kan daarbij een link worden toegevoegd voor de betaling via iDeal.
  • Direct na aanmelding of op een bepaalde datum ontvangen de deelnemers via email een laatste bericht met bijvoorbeeld een routebeschrijving (als bijlage; met uw eigen tekst).
  • Voor de berekening van de prijs zijn de volgende gegevens nodig:
       - Prijs per deelnemer
       - Prijs per deelnemer bij aanmelding voor een bepaalde datum (korting voor vroege vogels)
       - Prijs per deelnemer bij aanmelding van meer dan x deelnemers (kwantumkorting)
       - Andere variabelen zoals lunch, arrangement, overnachting, lidmaatschap
       - Een factuurvolgnummer. Dit kan een door u opgegeven factuurnummer zijn, maar bijvoorbeeld op basis van de datum, bijv. 20060901-1.
  • In alle emails kunnen ook bijlagen worden toegevoegd, bijv. met een routebeschrijving, of een PDF-versie van het bericht.
  • De PDF-versies kunnen worden voorzien van uw logo en eventuele andere teksten om uw briefpapier zo goed mogelijk te benaderen..
  • In geval van workshops: Maximum aantal deelnemers per workshop en totaal voor het evenement.
  • In geval van workshops: Eventueel inschrijven op een wachtlijst indien een workshop (of het evenement) vol zit.
  • U kunt de lijst van ingeschreven deelnemers op elk moment in Excel-formaat opvragen via het registratiesysteem of via email ontvangen bij elke registratie.
  • Bij trainingen op meerdere locaties kan er ook een Google Maps applicatie bij gebouwd worden die de voortgang per locatie toont.
  • Gegevens van trainingen kunnen uit een extern systeem geïmporteerd worden.
  • Gegevens van de inschrijvingen kunnen naar een extern systeem geëmporteerd worden, bijvoorbeeld naar een CRM-systeem of nieuwsbriefsysteem.
  • De deelnemers kunnen uitgenodigd worden voor een vragenlijst. Het rapport kan enkele analyses bevatten. Zie Questiontool.
  • Maatwerk mogelijk

    Voortgang opvragen

    Op de afbeelding hieronder ziet u de voortgang van de inschrijvingen voor workshops in twee rondes. Eén workshop wordt in 2 rondes gegeven. Het maximum aantal deelnemers kan per workshop verschillen (30/40/50), en het maximum voor de hele trainingsdag is 120.
    inschrijfformulier trainingen/workshops met download van deelnemerslijst per sessie in Excel, maximum aantal per sessie of avond

    Varianten

    Inschrijven voor trainingen waarbij trainingsmateriaal geboekt kan worden. Er kunnen geen twee trainingen op hetzelfde moment aangemaakt worden die hetzelfde materiaal nodig hebben. Per training is een aantal rollen nodig. In het statusoverzicht wordt aangegeven in hoeverre alle rollen voor een training ingevuld zijn.
    voortgang inschrijvingen voor trainingsmateriaal en rollen per training

    Klanten
    Gebruikers zijn o.a. de KNVB (met 6 varianten), Onze Lieve Vrouwe Gasthuis (Amsterdam), een zomerkamp voor 750 kinderen (Amsterdam), een grote zadenleverancier (Amsterdam), Alfa-college, een kerkelijke non-profit organisatie, en Center for ECOintention. Lees ervaringen van klanten.

    Globale prijsindicatie:
    Eenmalige opstartkosten: € 150 - 750 afhankelijk van de functionaliteit / het maatwerk
    Variabele kosten: € 1 - 3 per inschrijving afhankelijk van de functionaliteit / het maatwerk

    Vraag een inschatting voor uw specifieke situatie!

    Reageren? Neem contact op voor meer informatie.

    Inschrijftool

    Dit systeem is een tool voor het inschrijven van deelnemers, waarbij er automatisch emails verzonden worden bij het inschrijven, annuleren en het later alsnog plaatsen vanaf een wachtlijst.

    Systeem voor inschrijvingen

    Met dit systeem wordt het inschrijfproces geautomatiseerd: inschrijven, annuleren en alsnog een plaats toewijzen aan iemand die op een wachtlijst stond.



    • LET  DEVELOPMENT POSSIBILITIES  WORK FOR YOU

    Meer weten?