Loopbaan op de goede weg?
Snel onderzoeksconclusies zonder papieren uitzoekwerk
Gemotiveerde medewerkers zijn een kostbaar bezit van een organisatie. In een tijd waarin er steeds meer geleverd moet worden in steeds minder tijd, en bij veranderingen in de organisatie is het van belang dat elke medewerker tot z'n recht komt en op de juiste plek zit. Waarin functioneert iemand goed, en waarin kan hij of zij nog verbeteren? Door het houden van een onderzoek kunnen de prestaties gemeten worden, en kan feedback ontvangen worden over het functioneren. Indien op basis van het onderzoeksresultaat de medewerker wordt gecoacht of getraind, kan het onderzoek op een later moment worden herhaald en vergeleken met de zg. "nulmeting" om te controleren of er daadwerkelijk vooruitgang geboekt is.
Nu vrijwel iedereen over internettoegang beschikt kan het invoeren en analyseren van onderzoeksgegevens efficiënter verlopen: de respondenten vullen zelf de antwoorden in via internet en de computer berekent de eerste conclusies van het onderzoek, welke middels kleurrijke grafieken worden gepresenteerd.
1) Sterkte zwakte analyse
De eerste conclusies kunnen worden gebaseerd op de sterkte - zwakte analyse: welke competenties scoren gemiddeld sterk of juist zwak? En: welke gedragsindicatoren van elke competentie hebben daar het meest aan bijgedragen? Juist doordat ook de betreffende "zwak beantwoorde" vragen vermeld worden in het overzicht kan direct de vinger op de zere plek gelegd worden: daar valt namelijk nog iets te verbeteren. En met een dergelijk rapport heet u direct een begin voor een gesprek! In onderstaand voorbeeld blijkt dat luisteren de zwakste competentie is, en dat voornamelijk komt doordat deze persoon geen "vragen stelt zodat anderen zelf de oplossing vinden".
2) Score prioriteit matrix
Ook kunnen snel conclusies worden getrokken worden uit de zg. "score-prioriteit matrix". Een competentie kan wel slecht scoren, maar als het belang dat de omgeving eraan hecht beperkt is, hoeft het verbeteren van deze competentie geen topprioriteit te krijgen. Wellicht is het beter om aandacht te schenken aan competenties die "gemiddeld" scoren en waaraan een groot belang wordt toegekend door de omgeving.
Ook wordt met de matrix duidelijk op welke competenties zich kan profileren: deze competentie scoort hoog, en de respondenten hechten er een groot belang aan. Zo kunt u erachter komen wat iemand zo krachtig maakt. Heeft u de medewerker daar al een schouderklopje voor gegeven?
Voorbeeld van een score-prioriteitsmatrix, waarbij deze persoon zich zou kunnen profileren op "motiveren" (hoge score EN hoog belang), en "luisteren" aandacht nodig heeft (lage score EN hoog belang).
Toepassingen
Er zijn vele toepassingen. We noemen er een paar:
Bij een 360 graden feedback onderzoek wordt een medewerker beoordeeld op een aantal competenties. De medewerker vult in hoe hij zichzelf ziet, en collega's om hem heen vullen in hoe zij deze medewerker zien. De collega's zijn onder te verdelen in de leidinggevende, zijn naaste collega's, en zijn medewerkers (die hij aanstuurt). Naast de gebruikelijke sterkte-zwakte analyse (welke competenties zijn in orde, en welke verdienen verbetering), is een extra analyse mogelijk: het verschil tussen zijn zelfbeeld, en hoe zijn omgeving hem ziet. Zo kan direct aangegeven worden dat iemand zichzelf bijvoorbeeld integer vindt, maar zijn omgeving niet zo. Door dit verschil op te merken, kan iemand aandacht geven aan hoe hij overkomt op zijn collega's op een bepaald gebied.
Werkwijze
De benodigde stappen met het systeem zijn:
Ook dit kan door te knippen en plakken vanuit Excel:
Het systeem doet nu de rest: op de uitnodigingsdatum worden uitnodigingsemails verzonden, en kunnen de respondenten de vragen invullen. Na een bepaalde tijd kunnen automatisch 1 of 2 herinneringsemails worden verzonden naar de respondenten die dan nog niet gereageerd hebben.
Bovenstaande stappen kunnen worden uitgebreid: er zijn vele instellingen voor de mogelijke vraag- en antwoordtypes, de teksten voor de emails en de rapportage, de onderdelen van het rapport. Eventueel kan de toegang worden geïntegreerd in uw website: bezoekers zien dan het adres van uw website in de adresbalk terwijl ze de enquête invullen.
Valkuilen
Het meten van competenties is een persoonlijke zaak, en dat kan gevoelig liggen. Staan de onderzochte personen open voor de feedback? Durven zij de confrontatie aan? Is de organisatie in die zin klaar voor de onderzoeksresultaten?
Hoewel het systeem zelf de eerste conclusies kan aangeven, is het raadzaam om toch de grafiek van elke vraag te bekijken. Het systeem bepaalt de conclusies namelijk op basis van het gemiddelde antwoord. Hieruit kan niet worden afgeleid of alle respondenten unaniem waren, of dat de ene helft extreem laag en de andere helft extreem hoog scoorde. Deze informatie kan wel worden afgeleid uit de grafieken. In een toekomstige versie van het systeem kan er eventueel nog een "unanimiteitsgraad" worden aangegeven.
Volgende pagina: Introductie competentiemanagement