360 graden feedback voor competentiemanagement

Hieronder volgt een functionele specificatie van het Coach tool systeem, onderverdeeld in het beheer (voor de coach), en de respondent. (Elders vindt u algemenere informatie over het 360 graden feedback systeem en screenshots van de analyses.)

1. Het beheer

• De beheerder kan vragen invoeren en groeperen in competenties, die op hun beurt zijn te groeperen in 'question sets':

  • per vraag de vraagstelling in vier talen;
  • het type antwoord:
    • 5-,7- of 10 puntsschaal;
    • waarde 1 tot 10 of 1 tot 100;
    • tekst (open vraag);
    • datum;
    • ja/nee;
    • 1 keuze uit een lijst, meerdere keuzes uit een lijst; het opgeven van de mogelijke antwoorden voor deze lijsten)
  • De vragen kunnen worden gegroepeerd per competentie.
  • De sorteervolgorde (voor het tonen aan de respondent)
  • Tot welke competentie deze vraag behoort

  Alle vragen kunnen ook in één keer geïmporteerd worden vanuit een Excel document. Het onderhoud op de vragen kan dan in het Excel document plaatsvinden, en het online systeem kan vervolgens eenvoudig en snel bijgewerkt worden.
  
  Per questionset kan aangegeven worden of de vragen competentie-voor-competentie moeten worden gesteld, of dat de competenties juist moeten afwisselen (vraag 1 van competentie 1, vraag 2 van competentie 2, enz.). Op deze laatste manier is het voor de respondent lastiger om de competentie achter de vraag te achterhalen.
• Per competentie kan worden aangegeven:

  • de naam en de nadere uitleg van de competentie in vier talen. De nadere uitleg wordt getoond aan de respondent indien de vragen op volgorde van competentie worden getoond.
  • De sorteervolgorde
  • De 'questionset' waartoe deze competentie behoort.

• De beheerder kan uit een grote moederset (question set) van vragen een 'subset' maken, door per competentie een aantal vragen te selecteren voor de betreffende subset.
• De beheerder kan een nieuw 'project' aanmaken, waarin de klantspecifieke zaken als logo, lettertypes en kleuren worden vastgelegd, en de question (sub) set wordt gekozen.
• Binnen het project worden ook de respondenten ingevoerd, die onderverdeeld kunnen worden per groep.
• Per groep kan o.a. worden aangegeven:
  • een afkorting (voor het tonen in de rapporten),
  • een hoofdkleur (indien er meerdere respondent in één groepen zitten, krijgt elke respondent een variant van de hoofdkleur)
  • sorteervolgorde (voor het tonen in de rapporten)
• Per respondent kan worden aangegeven:
  • De naam
  • Het emailadres
  • De groep waartoe de respondent behoort
  • De respondent waartoe deze respondent behoort.
  • De taal waarin deze respondent de vragen gesteld zal krijgen.
• Alle respondenten zijn ook in één keer te importeren uit bijvoorbeeld een Excel document.
• Binnen een project kunnen ook de emailteksten en welkomsteksten voor de respondent ingevoerd worden. Door bepaalde variabelen (of placeholders) te gebruiken kan de email gepersonaliseerd worden en kan de unieke toegangscode voor elke respondent ingevoegd worden.
• De datum waarop de uitnodigingsemail, de herinnering en tweede herinnering verzonden dienen te worden kan worden ingevoerd.
• De beheerder kan een overzicht van de projectstatus opvragen, waarbij per respondent (o.a. d.m.v. kleur) wordt aangegeven wat de emailstatus is (uitnodiging / herinnering verzonden?), wat de response-status is (nooit ingelogd?, niet alle vragen beantwoord, alle vragen beantwoord?), en wat de rapportstatus is (rapport gezien door respondent of door coach, en zoja wanneer?). Eventueel kan ook via de projectstatus het eindrapport opgevraagd worden.
• De beheerder kan het rapport aanpassen:
  • Het logo, de titel en de 'header' en 'footer' van de voorzijde van het rapport kunnen ingesteld worden (voor alle respondenten).
  • De eerste pagina van het rapport kan een 'introductietekst' bevatten (voor alle respondenten).
  • De laatste pagina van het rapport kan een 'verklaringstekst' bevatten (voor alle respondenten).
  • Per respondent kan (handmatig; door de coach) een gepersonaliseerde tekst ingevoerd worden (op basis van de resultaten).
  • De waarden (scores) wel of niet tonen (als getal) in de grafieken
  • Gemiddelde score van alle respondenten binnen dit project wel of niet tonen (de gemiddelde waarde wordt berekend per groep per vraag).
  • Fonthoogte van de letters instellen, zodat bepaalde grafieken precies op een A4 passen.
  • De waarde instellen die gebruikt wordt in geval de respondent 'weet niet' heeft ingevuld.
• Het rapport bevat gekleurde staafdiagrammen:
  • een totaaloverzicht van alle competenties per groep (gemiddelde scores per groep)
  • een totaaloverzicht van alle competenties per respondent (gemiddelde scores per respondent)
  • een overzicht per competentie: de gemiddelden per group en per respondent.
  • Alle antwoorden per vraag (dus per respondent).
  • Zie ook de voorbeeldrapportages.

2. De respondent

• De respondent ontvangt een uitnodigingsemail met een unieke toegangscode tot het systeem.
• Indien de respondent niet binnen een bepaalde tijd reageert, wordt een herinneringsemail verzonden.
• Indien de respondent zich aanmeldt, wordt de welkomspagina getoond, met configureerbare stijl, logo en tekst.
• Vervolgens worden de vragen getoond (per 10). Er vindt validatie van de ingevoerde gegevens plaats. Indien de browser geen Javascript ondersteunt wordt de validatie op de server gedaan. Er is getest met browsers IE 4.x en hoger, Netscape 7.x, en Firefox 1.0.
• Aan het eind kan de respondent alle vragen en antwoorden nog eens nalezen, en eventueel een antwoord corrigeren.
• Indien de respondent de 'self' is, kan hij zijn rapport opvragen met zijn toegangscode zodra alle overige respondenten de enquête hebben ingevuld.

Reageren? Neem contact op voor meer informatie.
Terug.